Algemene voorwaarden

*English follows Dutch

Welkom bij Dymphy Fit! Door gebruik te maken van onze app, website, en diensten, ga je akkoord met de volgende algemene voorwaarden. Lees deze zorgvuldig door alvorens je deze accepteert.

## **1. Definities**

1. **App:** De mobiele applicatie van Dymphy Fit.
2. **Cliënt:** Iedere gebruiker van de Dymphy Fit diensten, inclusief personal training, coaching en online programma's.
3. **Credits:** Eenheden gekocht door de cliënt die kunnen worden gebruikt voor het boeken van personal trainingen en/of coachingsgesprekken.
4. **Lidmaatschap:** Een betaald abonnement dat toegang geeft tot extra content en diensten.
5. **Pakket:** Een eenmalige betaling voor personal trainingen en/of coachingsgesprekken.

## **2. Beschrijving van Diensten**

**2.1. Personal Training**

1. **Omschrijving**: Persoonlijke trainingssessies die worden aangepast aan het fitnessniveau en de persoonlijke gezondheidsdoelen van de cliënt. Elke sessie duurt 60 minuten en omvat een combinatie van krachttraining, cardio-oefeningen en flexibiliteitstraining. Personal training sessies die onderdeel uitmaken van het gevorderde online trainingsprogramma duren 90 minuten.
2. **Trainers**: Alle trainers zijn gecertificeerd met een EREPS Milo Education diploma. Zij hebben aanvullende certificering in kracht, conditie en revalidatietraining.
3. **Beschikbare tijden**: Sessies kunnen worden geboekt tussen 07:00 en 21:00 uur op weekdagen en tussen 08:00 en 17:00 uur op weekenddagen. Afhankelijk van de beschikbaarheid van de personal trainer en coach.
4. **Boekingsproces**: Cliënten kunnen sessies boeken via de mobiele app tot 24 uur voor de gewenste tijd. Geboekte sessies moeten minstens 24 uur van tevoren worden geannuleerd in de Dymphy Fit app om een credit terug te krijgen.
5. **Inbegrepen**: Evaluaties, gepersonaliseerde trainingssessies, voedingsadvies, leefstijladvies en continue ondersteuning.
6. **Resultaatverwachting**: Binnen zes tot 12 weken merkbare verbeteringen in kracht en uithoudingsvermogen, afhankelijk van frequentie en inzet tijdens trainingssessies.

**2.2 Online Coaching Programma's**

1. **Omschrijving**: Online coaching biedt flexibiliteit voor cliënten die op afstand werken aan hun gezondheids- en fitnessdoelen. Inclusief maandelijkse check-ins, gepersonaliseerde trainingsplannen en voedingsadvies.
2. **Platform**: Toegang tot de online coaching programma’s via de Dymphy Fit app.
3. **Interactie**: Directe communicatie met personal trainers via e-mail en Whatsapp.
4. **Commitment**: Aanbevolen duur van het programma is minimaal 12 weken voor optimale resultaten.

**2.3. Voedingsadvies**

1. **Omschrijving**: Persoonlijk voedingsadvies gebaseerd op gedetailleerde voedingsanalyse en doelen van de cliënt. Inclusief op maat gemaakte voedingsrichtlijnen en opvolging.
2. **Consultaties**: Eerste consultatie omvat een beoordeling van de voedingsgeschiedenis, gevolgd door tweewekelijkse of maandelijkse follow-up sessies.
3. **Voordelen**: Verbeterde energieniveaus en algemene gezondheid door geoptimaliseerde voeding.

**2.4 Coaching**

1. **Omschrijving**: Persoonlijke coachingsgesprekken gebaseerd op doelen van de cliënt. Inclusief op maat gemaakt huiswerk en opvolging.
2. **Sessies:** Eerste intakegesprek omvat een afkadering van de coachvraag, gevolgd door 3-6 tweewekelijkse tot maandelijkse follow-up sessies.

## **3. Voorwaarden voor het boeken, annuleren, en de waarde van credits voor personal trainingssessies.**

1. Elke Personal trainingssessie is één credit waard in de Dymphy Fit app. De cliënt moet de credits aanschaffen voorafgaand aan de training. Credits zijn nodig om in het rooster in de app trainingen in te boeken. Als trainingen door de personal trainer handmatig ingeboekt zijn in het rooster en de cliënt niet voldoet aan de betalingsplicht vooraf aan de training, kan de training geannuleerd worden.
2. **Vervaldatum:** Credits van personal training pakketten hebben geen vervaldatum.
3. **Credits zijn niet restitueerbaar:** Credits aangeschaft voor gebruik binnen de Dymphy Fit app of voor enige andere diensten aangeboden door Dymphy Fit zijn niet terugbetaalbaar. Eenmaal gekochte credits kunnen niet worden ingewisseld voor geld of worden teruggestort. De aanschaf van credits is definitief en bindend.
4. **Overdraagbaarheid:** Credits gekocht door een cliënt zijn strikt persoonlijk en kunnen niet worden overgedragen aan of gebruikt worden door een andere persoon. Het is niet toegestaan om credits te delen of over te dragen.
5. **Introducee:** Als de cliënt een tweede persoon wilt laten meedoen aan de personal training sessie, kan dit de eerste keer zonder extra kosten. Hierna worden voor een extra persoon extra kosten gerekend conform het duo personal training tarief.

**Annuleringsbeleid**

1. **Personal Training en Coaching**: Bij afmelding binnen 24 uur voor de sessie of niet verschijnen op de afspraak wordt de training in rekening gebracht. Dit beleid kent geen uitzonderingen. Als Dymphy Fit de sessie binnen 24 uur annuleert, ontvangt de cliënt een gratis training. Annuleren dient gedaan te worden via de app door jezelf uit te roosteren voor de activiteit in het rooster en/of via een WhatsApp bericht aan de desbetreffende personal trainer en coach.
2. **Lidmaatschappen**: Voor informatie over het annuleren van uw lidmaatschap, zie de sectie 'Lidmaatschappen voor personal training en (online) coaching' onder 'Annuleren van het lidmaatschap'.

## 4. Lidmaatschappen voor personal training en (online) coaching

Onder lidmaatschappen voor personal training vallen het Kickstart programma, Level up programma en online coaching programma's. Het pro-lidmaatschap is hiervan uitgesloten.

**4.1. Voorwaarden bij lidmaatschappen en gebruik van credits**

1. **Facturatieperiode**: Cliënten ontvangen een factuur die een specifieke periode dekt. Deze periode wordt duidelijk aangegeven op de factuur.
2. **Betaling:** De betaling van het lidmaatschap geschied via SEPA automatische incasso. De client moet er zelf voor zorgen dat er voldoende saldo beschikbaar is waarvan Dymphy Fit gemachtigd is te incasseren. Er worden geen late fees of boetes in rekening gebracht voor laat of niet betaalde facturen. Echter, toegang tot diensten kan worden onderbroken totdat de betaling volledig is voldaan.
3. **Credits** verkregen tijdens een lidmaatschap blijven geldig zolang het lidmaatschap actief is. Indien het lidmaatschap wordt beëindigd of om een andere reden niet actief is, kunnen de credits niet worden gebruikt totdat het lidmaatschap opnieuw wordt geactiveerd.

**4.2. Verlenging van het lidmaatschap**

1. **Verlenging:** Het lidmaatschap verlengt automatische na de initiële periode, van 12 of 24 weken. De verlening gaat automatisch in 1 week voor het einde van het lidmaatschap.

**4.3. Pauzering van het lidmaatschap**

1. **Pauzeren:** Cliënten hebben de mogelijkheid hun lidmaatschap zelf tijdelijk te pauzeren via de Dymphy Fit app. Een pauze kan ingesteld worden voor een periode van minimaal 7 dagen tot maximaal 30 dagen. Elke cliënt heeft het recht om 1 pauze per 6 maanden in te stellen.
2. **Geldigheid van credits**: Tijdens de pauze van het lidmaatschap blijven eventuele vooraf aangeschafte credits geldig. Credits zijn niet restitueerbaar en niet overdraagbaar. Ze kunnen worden gebruikt zodra het lidmaatschap wordt hervat.
3. **Invloed van pauzering op facturatie**: Cliënten betalen alleen voor de periode dat hun lidmaatschap actief is. De aanpassingen in de facturatie weerspiegelen de daadwerkelijke gebruiksperiode van het lidmaatschap. Indien de pauzering plaatsvindt binnen de gefactureerde periode, zal de facturatie dienovereenkomstig worden aangepast. Voor de dagen waarop het lidmaatschap gepauzeerd is, worden geen kosten in rekening gebracht. De totale factuur zal worden verminderd met het aantal dagen van de pauze, berekend naar rato van de maandelijkse lidmaatschapskosten.
4. **Geen extra kosten**: Voor het pauzeren van het lidmaatschap worden geen extra kosten in rekening gebracht. Het lidmaatschap kan worden gepauzeerd volgens de voorwaarden die vooraf door Dymphy Fit zijn vastgesteld zonder bijkomende financiële lasten voor de cliënt.
5. **Hervatten:** Na hervatting van het lidmaatschap na een pauzeperiode, blijven alle voorwaarden van het lidmaatschap van kracht, inclusief de toegang tot de oefeningen, trainingsschema's, en de voedingsapp volgens de voorwaarden die golden voor de pauze. Het is mogelijk om de pauze eerder te hervatten dan aanvankelijk ingesteld in de app.

**4.4 Annuleren van het lidmaatschap**

1. **Annuleren**: Cliënten hebben de mogelijkheid hun lidmaatschap zelf te annuleren via de Dymphy Fit app na de minimale periode van 12 of 24 weken. Voor annulering klikt de cliënt in de app op Ik (rechts onderin de menubalk) > Mijn producten "toon alles" > Lidmaatschappen "actief" > Beëindigen lidmaatschap.

## **5. Pro-lidmaatschap**

**5.1 Voor pro-lidmaatschappen afgesloten vanaf 2024 geldt:**

1. Het pro-lidmaatschap geeft toegang tot alle oefeningen, trainingsschemas en de voedingsapp. Het is een lidmaatschap van 4 weken, met een minimumduur van 12 weken. Het lidmaatschap gaat in op vanaf het moment van aanmelden. De lidmaatschap wordt aan het einde van de 4 weken afgeschreven door middel van automatische incasso.
2. **Verlenging:** Het pro-lidmaatschap wordt elke 4 weken automatisch verlengt. Verlenging vindt plaats 7 dagen voordat het einde van de facturatieperiode. Wordt het lidmaatschap na de 7 van de 4 weekse facturatieperiode opgezegd, wordt de betaling voor de volgende 4 weken automatisch doorgevoerd en geldt de annulering voor de daarna volgende 4 periode.
3. **Annuleren:** Cliënten hebben de mogelijkheid hun lidmaatschap zelf te annuleren via de Dymphy Fit app na de minimale periode van 12 weken. Voor annulering klikt de cliënt in de app op Ik (rechts onderin de menubalk) > Mijn producten "toon alles" > Lidmaatschappen "actief" > Beëindigen lidmaatschap.

**5.2 Voor pro-lidmaatschappen afgesloten voor 2024 gelden andere periodes:**

1. **Verlenging:** Het pro-lidmaatschap wordt elke maand automatisch verlengt. Verlenging vindt plaats 7 dagen voordat het einde van de facturatieperiode. Het pro-lidmaatschap is opzegbaar tot 7 dagen voor het einde van de maand, voor de eerst volgende maand. Wordt het lidmaatschap hierna van de maand opgezegd, wordt de betaling voor de volgende maand automatisch doorgevoerd en geldt de annulering voor de daarna volgende maand.
2. **Annuleren:** Cliënten hebben de mogelijkheid hun lidmaatschap zelf te annuleren via de Dymphy Fit app na de minimale periode van 3 maanden. Voor annulering klikt de cliënt in de app op Ik (rechts onderin de menubalk) > Mijn producten "toon alles" > Lidmaatschappen "actief" > Beëindigen lidmaatschap.

## **6. Tariefbeleid**

1. **Tariefverhoging:** Eventuele prijsverhogingen worden door Dymphy Fit direct toegepast die voortvloeien uit de wet, zoals BTW. Er zal een jaarlijkse prijsverhoging van doorgevoerd worden en met een bekendmaking van minimaal 1 maand voor het einde van het kalenderjaar.
2. De op de website vermelde prijzen van het lidmaatschap en voor Personal Training zijn inclusief btw.
3. Dymphy Fit is niet gebonden aan haar aanbod indien sprake is van programmeerfouten, zoals tarieven, op de website.

## **7. Faciliteiten en gedragscode**

**7.1. Faciliteiten en voorzieningen**

Bij Dymphy Fit streven we ernaar om een comfortabele en gastvrije omgeving te bieden voor al onze cliënten. Om uw ervaring zo aangenaam mogelijk te maken, bieden wij de volgende voorzieningen:

1. **Koffie, thee en water**: Gratis koffie, thee en water zijn beschikbaar voor alle cliënten tijdens hun bezoek aan onze faciliteiten. Deze drankjes zijn te krijgen op verzoek aan de personal trainer en coach en zijn bedoeld om u gehydrateerd en energiek te houden tijdens uw trainingen.
2. **Kleedkamers**: Volledig uitgeruste kleedkamers zijn beschikbaar voor zowel mannelijke als vrouwelijke cliënten, inclusief douches en lockers voor uw gemak. Voor extra comfort bieden wij ook gratis verzorgingsmiddelen zoals deodorant, douchegel, shampoo en haarelastiekjes, beschikbaar op aanvraag.

**7.2 Gedragscode en gebruik van faciliteiten**

Cliënten dienen zich respectvol en verantwoordelijk te gedragen binnen onze community en faciliteiten:

1. **Schoeisel**: Binnen Gym Base is het vereist om schoenen te dragen die schoon zijn en exclusief binnenshuis worden gebruikt. Het is niet toegestaan om schoenen die buiten zijn gedragen binnen te gebruiken.
2. **Toegang tot de trainingsvloer**: Cliënten hebben toegang tot de trainingsvloer tijdens de vastgestelde trainingstijden. Gebruik van de trainingsvloer buiten deze tijden is mogelijk na overleg met en goedkeuring van de personal trainer.
3. **Eigen benodigdheden**: Wij verwachten dat cliënten een eigen flesje water en handdoek meenemen naar elke training. Mocht u deze een keer vergeten, dan zijn zowel flesjes water als handdoeken beschikbaar bij de receptie, zonder extra kosten.

## **8. Communicatie**

**8.1 Algemene Communicatie**

Communicatie tussen Dymphy Fit en cliënten vindt plaats via de volgende kanalen om efficiëntie en effectiviteit te garanderen:

1. **E-mail**: Voor officiële mededelingen, facturatie-informatie en formele verzoeken. Cliënten worden aangemoedigd hun e-mailadressen up-to-date te houden en regelmatig hun inbox te controleren voor updates van Dymphy Fit.
2. **WhatsApp**: Voor snelle vragen, updates over klassen, en informele communicatie. Dit kanaal is ideaal voor tijdgevoelige berichten.
3. **Telefoon**: Voor dringende zaken of situaties waar directe feedback noodzakelijk is. Telefoonnummers van relevante contactpersonen bij Dymphy Fit zullen aan alle cliënten worden verstrekt.

**8.2 Responstijd**

Dymphy Fit streeft ernaar om binnen 72 uur te reageren op alle vragen. In tijden van hoge drukte kan deze responstijd uitlopen tot 5 werkdagen. Wij waarderen uw geduld en streven ernaar u zo snel mogelijk van dienst te zijn.

**8.3 Privacy in Communicatie**

Alle communicatie tussen Dymphy Fit en de cliënten wordt behandeld met strikte vertrouwelijkheid. Persoonlijke informatie die tijdens communicatie wordt uitgewisseld, zal niet worden gedeeld met derden zonder uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.

**8.4 Feedback en Klachten**

Dymphy Fit waardeert feedback en moedigt cliënten aan om feedback of klachten over de diensten of ervaringen te delen via elk van de bovengenoemde communicatiekanalen. Een specifieke procedure voor het indienen van klachten is beschikbaar op onze website en in onze app.

## 9. **Intellectueel Eigendom**

Alle content op de website, de app en andere digitale en niet-digitale materialen van Dymphy Fit, inclusief maar niet beperkt tot tekst, grafisch materiaal, logo's, iconen, afbeeldingen, audio clips, downloads en software, is eigendom van of in licentie gegeven aan Dymphy Fit en wordt beschermd door Nederlandse en internationale auteursrechten en merkenrecht.

Het is cliënten verboden om enig onderdeel van deze materialen te kopiëren, te reproduceren, opnieuw te publiceren, te uploaden, te posten, publiekelijk te vertonen, te coderen, te vertalen, te verzenden of te distribueren op enige manier (inclusief "mirroring") naar een andere computer, server, website of ander medium voor publicatie of distributie of voor enig commercieel ondernemen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Dymphy Fit.

## **10. Privacybeleid**

Dymphy Fit is toegewijd aan het beschermen van de privacy van onze cliënten. Wij verzamelen, gebruiken en zijn verantwoordelijk voor bepaalde persoonlijke informatie over cliënten. Bij het gebruik van onze diensten kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

- Persoonlijke identificatiegegevens (Naam, e-mailadres, telefoonnummer, etc.)
- Gezondheidsgegevens voor het personaliseren van trainingsprogramma's
- Transactie- en betaalgegevens

Deze informatie wordt gebruikt om onze diensten te leveren, voor interne administratie en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Wij zullen uw persoonlijke gegevens niet delen met derde partijen zonder uw uitdrukkelijke toestemming, behalve waar vereist door de wet. Meer informatie over hoe we uw persoonlijke gegevens verwerken, is te vinden in ons volledige privacybeleid op onze website.

## **11. Disclaimers**

De informatie en diensten die door Dymphy Fit worden aangeboden, zijn bedoeld ter algemene informatie en gebruik en zijn niet bedoeld als vervanging van professioneel medisch advies. Cliënten worden aangemoedigd om professioneel medisch advies te winnen voordat ze beginnen met een nieuw trainingsprogramma of dieet, indien nodig.

Dymphy Fit doet alle redelijke inspanningen om te zorgen dat de informatie op onze website en app correct is, maar wij kunnen de volledigheid, nauwkeurigheid of het up-to-date zijn van de content niet garanderen. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige onjuistheden of omissies, noch voor de gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van deze informatie.

Dymphy Fit is niet verantwoordelijk voor de inhoud van externe sites die gelinkt zijn aan of van onze website. Deze links worden verstrekt voor het gemak van cliënten en betekenen niet dat wij deze sites goedkeuren.

## **12. Beperking van Aansprakelijkheid**

Dymphy Fit is niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele, speciale of gevolgschade, inclusief maar niet beperkt tot schade door verlies van winst, goodwill, gebruik, gegevens of andere immateriële verliezen die voortvloeien uit of in verband staan met het gebruik van, of de onmogelijkheid tot gebruik van onze diensten.

Ondanks dat Dymphy Fit streeft naar de hoogste kwaliteit in dienstverlening, kan Dymphy Fit niet garanderen dat de diensten altijd voldoen aan de verwachtingen van de cliënt. Dymphy Fit is niet verantwoordelijk voor persoonlijke blessures, schade aan eigendommen of andere schade die ontstaat tijdens of als gevolg van het gebruik van de faciliteiten of diensten.

Het gebruik van de diensten en faciliteiten van Dymphy Fit is op eigen risico van de cliënt. Cliënten worden aangemoedigd om hun eigen ziektekostenverzekering en ongevallenverzekering te hebben. Cliënten die zich bezighouden met activiteiten die hun fysieke limieten overschrijden, doen dit op eigen risico.

## 13. Schade

**13.1 Rapporteren van Schade**

Bij enige vorm van schade aan de apparatuur of inrichting van Gym Base is de cliënt verplicht om dit onmiddellijk te melden. Schade dient als volgt gerapporteerd te worden:

1. **Onmiddellijke melding**: De cliënt dient de schade direct te melden aan de eigenaar van Gym Base, Kéoma Veldhuis, of aan de dienstdoende personal trainer indien de eigenaar niet beschikbaar is.
2. **Details van de schade**: De cliënt wordt verzocht om een duidelijke beschrijving van de schade te geven en, indien mogelijk, foto's te maken. Dit helpt bij het beoordelen van de schade en het nemen van verdere stappen.
3. **Contactgegevens**: De contactgegevens van de eigenaar van Gym Base, Kéoma Veldhuis, zijn beschikbaar via de personal trainer voor cliënten om schade te melden. Dit kan via e-mail of Whatsapp.

**13.2 Aansprakelijkheid voor Schade**

Cliënten kunnen aansprakelijk worden gesteld voor schade veroorzaakt door nalatigheid of ongepast gebruik van de faciliteiten en apparatuur. In dergelijke gevallen kan Gym Base een vergoeding eisen voor de reparatie- of vervangingskosten.

1. **Beoordeling van de schade**: Gym Base zal de schade beoordelen en bepalen of deze het gevolg is van nalatigheid of normaal gebruik.
2. **Communicatie over verantwoordelijkheid en kosten**: Als een cliënt aansprakelijk wordt geacht voor de schade, zal Gym Base de cliënt informeren over de aansprakelijkheid en de geschatte kosten voor reparatie of vervanging.
3. **Procedure voor betaling**: Indien van toepassing, zal de procedure voor de betaling van schadevergoeding aan de cliënt worden verstrekt, inclusief eventuele betalingstermijnen of methoden.

**13.3 Preventie en Richtlijnen**

Gym Base zet zich in voor het onderhouden van een veilige en functionele trainingsomgeving. Cliënten worden aangemoedigd om alle apparatuur correct te gebruiken en de richtlijnen van Gym Base voor veiligheid en gebruik van faciliteiten te volgen. Trainingen voor het correcte gebruik van apparatuur zijn beschikbaar en worden aangeraden voor nieuwe cliënten.

## **14. Geschillenbeslechting**

Dymphy Fit streeft naar een hoge klanttevredenheid. Mochten er echter geschillen ontstaan, dan moedigen wij cliënten aan om contact met ons op te nemen om tot een informele en snelle oplossing te komen. Indien een geschil niet naar tevredenheid van de cliënt kan worden opgelost, kunnen cliënten de volgende stappen ondernemen:

1. **Mediation**: Voordat er juridische stappen worden ondernomen, wordt aanbevolen om mediation te proberen, waarbij een neutrale derde partij wordt betrokken om te helpen bij het bereiken van een minnelijke schikking.
2. **Arbitrage**: Als mediation niet succesvol is, kan het geschil worden voorgelegd aan arbitrage zoals bepaald door de Nederlandse Arbitrage Instituut. De uitspraak van de arbiter zal bindend zijn voor beide partijen.
3. **Rechtspraak**: Geschillen die niet door arbitrage kunnen worden opgelost, kunnen worden voorgelegd aan een bevoegde rechter in Nederland.
Door deze stappen te volgen, zorgen we ervoor dat geschillen eerlijk en efficiënt worden afgehandeld, met respect voor de rechten van beide partijen.

## **15. Wijzigingen in algemene voorwaarden**

Dymphy Fit behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden op elk gewenst moment te wijzigen. Wijzigingen worden van kracht zodra deze zijn gepubliceerd op onze website en in onze app. Cliënten worden ten minste 14 dagen voor de inwerkingtreding van de wijzigingen via e-mail op de hoogte gesteld. Cliënten die doorgaan met het gebruik van de diensten van Dymphy Fit na de inwerkingtreding van de wijzigingen worden geacht de gewijzigde voorwaarden te hebben geaccepteerd. Indien een cliënt niet akkoord gaat met de gewijzigde voorwaarden, heeft de cliënt het recht zijn lidmaatschap te beëindigen voor de datum waarop de nieuwe voorwaarden van kracht worden.

Deze algemene voorwaarden zijn aangepast op 1 juli 2024. Door gebruik te blijven maken van de Dymphy Fit diensten na wijzigingen in deze voorwaarden, ga je akkoord met de nieuwe voorwaarden.

Welcome to Dymphy Fit! By using our app, website, and services, you agree to the following terms and conditions. Please read them carefully before accepting.

## **1. Definitions**

1. **App:** The mobile application of Dymphy Fit.
2. **Client:** Any user of the Dymphy Fit services, including personal training, coaching, and online programs.
3. **Credits:** Units purchased by the client that can be used to book personal training sessions and/or coaching sessions.
4. **Membership:** A paid subscription that grants access to additional content and services.
5. **Package:** A one-time payment for personal training sessions and/or coaching sessions.

## **2. Description of Services**

**2.1. Personal Training**

1. **Description**: Personal training sessions tailored to the client's fitness level and personal health goals. Each session lasts 60 minutes and includes a combination of strength training, cardio exercises, and flexibility training. Advanced online training program sessions last 90 minutes.
2. **Trainers**: All trainers are certified with an EREPS Milo Education diploma. They have additional certification in strength, conditioning, and rehabilitation training.
3. **Available times**: Sessions can be booked between 07:00 and 21:00 on weekdays and between 08:00 and 17:00 on weekends, depending on the availability of the personal trainer and coach.
4. **Booking process**: Clients can book sessions via the mobile app up to 24 hours before the desired time. Booked sessions must be canceled at least 24 hours in advance in the Dymphy Fit app to receive a credit back.
5. **Included**: Evaluations, personalized training sessions, nutritional advice, lifestyle advice, and continuous support.
6. **Expected results**: Noticeable improvements in strength and endurance within six to 12 weeks, depending on the frequency and commitment during training sessions.

**2.2 Online Coaching Programs**

1. **Description**: Online coaching provides flexibility for clients working remotely on their health and fitness goals. Includes monthly check-ins, personalized training plans, and nutritional advice.
2. **Platform**: Access to online coaching programs via the Dymphy Fit app.
3. **Interaction**: Direct communication with personal trainers via email and WhatsApp.
4. **Commitment**: Recommended program duration is at least 12 weeks for optimal results.

**2.3. Nutritional Advice**

1. **Description**: Personalized nutritional advice based on detailed nutritional analysis and client goals. Includes tailored nutritional guidelines and follow-up.
2. **Consultations**: The initial consultation includes a nutritional history assessment, followed by bi-weekly or monthly follow-up sessions.
3. **Benefits**: Improved energy levels and overall health through optimized nutrition.

**2.4 Coaching**

1. **Description**: Personal coaching sessions based on client goals. Includes tailored homework and follow-up.
2. **Sessions:** The initial intake includes a delineation of the coaching question, followed by 3-6 bi-weekly to monthly follow-up sessions.

## **3. Conditions for Booking, Canceling, and the Value of Credits for Personal Training Sessions**

1. Each personal training session is worth one credit in the Dymphy Fit app. The client must purchase credits prior to training. Credits are required to book training sessions in the app. If training sessions are manually booked by the personal trainer in the schedule and the client does not fulfill the payment obligation before the training, the session may be canceled.
2. **Expiration:** Credits for personal training packages do not expire.
3. **Credits are non-refundable:** Credits purchased for use within the Dymphy Fit app or any other services offered by Dymphy Fit are non-refundable. Once purchased, credits cannot be exchanged for cash or refunded. The purchase of credits is final and binding.
4. **Transferability:** Credits purchased by a client are strictly personal and cannot be transferred or used by another person. Sharing or transferring credits is not allowed.
5. **Guest:** If the client wants a second person to join the personal training session, this can be done for free the first time. After that, additional costs will be charged for an extra person according to the duo personal training rate.

**Cancellation Policy**

1. **Personal Training and Coaching**: If a session is canceled within 24 hours or the client does not show up, the session will be charged. There are no exceptions to this policy. If Dymphy Fit cancels the session within 24 hours, the client receives a free session. Cancellation must be done via the app by removing oneself from the schedule or via a WhatsApp message to the respective personal trainer and coach.
2. **Memberships**: For information on canceling your membership, see the section 'Memberships for personal training and (online) coaching' under 'Canceling the membership'.

## **4. Memberships for Personal Training and (Online) Coaching**

Memberships for personal training include the Kickstart program, Level up program, and online coaching programs. The pro-membership is excluded from these.

**4.1. Conditions for Memberships and Use of Credits**

1. **Billing Period**: Clients receive an invoice covering a specific period. This period is clearly indicated on the invoice.
2. **Payment:** Payment for the membership is made via SEPA direct debit. The client must ensure there are sufficient funds available from which Dymphy Fit is authorized to collect. No late fees or penalties are charged for late or unpaid invoices. However, access to services may be interrupted until payment is fully made.
3. **Credits** obtained during a membership remain valid as long as the membership is active. If the membership is terminated or for any other reason inactive, credits cannot be used until the membership is reactivated.

**4.2. Membership Renewal**

1. **Renewal:** The membership automatically renews after the initial period of 12 or 24 weeks. The renewal automatically starts 1 week before the end of the membership.

**4.3. Pausing the Membership**

1. **Pausing:** Clients have the option to temporarily pause their membership via the Dymphy Fit app. A pause can be set for a period of at least 7 days to a maximum of 30 days. Each client has the right to set one pause per 6 months.
2. **Validity of credits**: During the pause of the membership, any previously purchased credits remain valid. Credits are non-refundable and non-transferable. They can be used once the membership is resumed.
3. **Impact of pausing on billing**: Clients pay only for the period their membership is active. Adjustments in billing reflect the actual usage period of the membership. If the pause occurs within the billed period, billing will be adjusted accordingly. No charges are applied for the days the membership is paused. The total invoice will be reduced by the number of paused days, calculated pro-rata of the monthly membership costs.
4. **No extra costs**: No additional costs are charged for pausing the membership. The membership can be paused according to the conditions set by Dymphy Fit without additional financial burden for the client.
5. **Resuming:** After resuming the membership post-pause, all terms of the membership remain in effect, including access to exercises, training plans, and the nutrition app according to the terms valid before the pause. It is possible to resume the pause earlier than initially set in the app.

**4.4 Canceling the Membership**

1. **Canceling**: Clients have the option to cancel their membership via the Dymphy Fit app after the minimum period of 12 or 24 weeks. To cancel, the client clicks in the app on 'Me' (bottom right of the menu bar) > My products "show all" > Memberships "active" > End membership.

## **5. Pro-Membership**

**5.1 For Pro-Memberships Signed from 2024 Onwards:**

1. The pro-membership gives access to all exercises, training plans, and the nutrition app. It is a 4-week membership with a minimum duration of 12 weeks. The membership starts from the moment of registration. The membership fee is debited at the end of the 4 weeks via direct debit.
2. **Renewal:** The pro-membership renews automatically every 4 weeks. Renewal takes place 7 days before the end of the billing period. If the membership is canceled after the 7-day billing period, the payment for the next 4 weeks is automatically processed, and the cancellation applies to the following 4-week period.
3. **Canceling:** Clients can cancel their membership via the Dymphy Fit app after the minimum period of 12 weeks. To cancel, the client clicks in the app on 'Me' (bottom right of the menu bar) > My products "show all" > Memberships "active" > End membership.

**5.2 For Pro-Memberships Signed Before 2024:**

1. **Renewal:** The pro-membership renews automatically every month. Renewal takes place 7 days before the end of the billing period. The pro-membership is cancelable up to 7 days before the end of the month, for the following month. If the membership is canceled after the 7th of the month, the payment for the next month is automatically processed, and the cancellation applies to the following month.
2. **Canceling:** Clients can cancel their membership via the Dymphy Fit app after the minimum period of 3 months. To cancel, the client clicks in the app on 'Me' (bottom right of the menu bar) > My products "show all" > Memberships "active" > End membership.

## **6. Pricing Policy**

1. **Price Increase:** Any price increases directly applied by Dymphy Fit arising from the law, such as VAT, will be implemented. There will be an annual price increase announced at least one month before the end of the calendar year.
2. The prices listed on the website for memberships and personal training include VAT.
3. Dymphy Fit is not bound by its offer in case of programming errors, such as rates, on the website.

## **7. Facilities and Code of Conduct**

**7.1. Facilities and Amenities**

At Dymphy Fit, we strive to provide a comfortable and welcoming environment for all our clients. To make your experience as pleasant as possible, we offer the following amenities:

1. **Coffee, Tea, and Water**: Complimentary coffee, tea, and water are available for all clients during their visit to our facilities. These beverages can be requested from the personal trainer and coach and are intended to keep you hydrated and energized during your workouts.
2. **Locker Rooms**: Fully equipped locker rooms are available for both male and female clients, including showers and lockers for your convenience. For extra comfort, we also offer free toiletries such as deodorant, shower gel, shampoo, and hair ties, available upon request.

**7.2 Code of Conduct and Use of Facilities**

Clients must behave respectfully and responsibly within our community and facilities:

1. **Footwear**: Within Gym Base, it is required to wear shoes that are clean and exclusively used indoors. Shoes worn outside are not allowed to be used inside.
2. **Access to Training Floor**: Clients have access to the training floor during scheduled training times. Use of the training floor outside these times is possible after consultation with and approval from the personal trainer.
3. **Personal Essentials**: We expect clients to bring their own water bottle and towel to each training session. If you forget them, water bottles and towels are available at the reception, free of charge.

## **8. Communication**

**8.1 General Communication**

Communication between Dymphy Fit and clients occurs through the following channels to ensure efficiency and effectiveness:

1. **Email**: For official announcements, billing information, and formal requests. Clients are encouraged to keep their email addresses up-to-date and regularly check their inbox for updates from Dymphy Fit.
2. **WhatsApp**: For quick questions, updates on classes, and informal communication. This channel is ideal for time-sensitive messages.
3. **Phone**: For urgent matters or situations requiring immediate feedback. Contact numbers of relevant Dymphy Fit personnel will be provided to all clients.

**8.2 Response Time**

Dymphy Fit aims to respond to all inquiries within 72 hours. During periods of high demand, this response time may extend to 5 working days. We appreciate your patience and strive to assist you as promptly as possible.

**8.3 Privacy in Communication**

All communication between Dymphy Fit and clients is treated with strict confidentiality. Personal information shared during communication will not be disclosed to third parties without the client's explicit consent.

**8.4 Feedback and Complaints**

Dymphy Fit values feedback and encourages clients to share feedback or complaints about services or experiences through any of the aforementioned communication channels. A specific procedure for filing complaints is available on our website and in our app.

## **9. Intellectual Property**

All content on the website, app, and other digital and non-digital materials of Dymphy Fit, including but not limited to text, graphics, logos, icons, images, audio clips, downloads, and software, is owned by or licensed to Dymphy Fit and is protected by Dutch and international copyright and trademark laws.

Clients are prohibited from copying, reproducing, republishing, uploading, posting, publicly displaying, encoding, translating, transmitting, or distributing any part of these materials in any way (including "mirroring") to another computer, server, website, or other medium for publication or distribution or for any commercial enterprise, without prior written permission from Dymphy Fit.

## **10. Privacy Policy**

Dymphy Fit is committed to protecting the privacy of our clients. We collect, use, and are responsible for certain personal information about clients. When using our services, we may collect the following data:

- Personal identification information (Name, email address, phone number, etc.)
- Health information for personalizing training programs
- Transaction and payment details

This information is used to provide our services, for internal administration, and to meet our legal obligations. We will not share your personal information with third parties without your explicit consent, except where required by law. More information on how we process your personal data can be found in our full privacy policy on our website.

## **11. Disclaimers**

The information and services offered by Dymphy Fit are intended for general information and use and are not a substitute for professional medical advice. Clients are encouraged to seek professional medical advice before starting a new training program or diet if necessary.

Dymphy Fit makes all reasonable efforts to ensure the information on our website and app is correct, but we cannot guarantee the completeness, accuracy, or up-to-dateness of the content. We are not liable for any inaccuracies or omissions, nor for the consequences arising from the use of this information.

Dymphy Fit is not responsible for the content of external sites linked to or from our website. These links are provided for clients' convenience and do not imply our endorsement of those sites.

## **12. Limitation of Liability**

Dymphy Fit is not liable for indirect, incidental, special, or consequential damages, including but not limited to damages for loss of profits, goodwill, use, data, or other intangible losses arising from or related to the use of or inability to use our services.

Despite Dymphy Fit's efforts to deliver the highest quality service, we cannot guarantee that services will always meet the client's expectations. Dymphy Fit is not responsible for personal injuries, property damage, or other damages resulting from or related to the use of the facilities or services.

The use of Dymphy Fit's services and facilities is at the client's own risk. Clients are encouraged to have their own health insurance and accident insurance. Clients engaging in activities that exceed their physical limits do so at their own risk.

## **13. Damage**

**13.1 Reporting Damage**

In case of any damage to Gym Base equipment or facilities, clients are required to report it immediately. Damage should be reported as follows:

1. **Immediate reporting**: Clients must report the damage directly to the owner of Gym Base, Kéoma Veldhuis, or to the on-duty personal trainer if the owner is not available.
2. **Damage details**: Clients are requested to provide a clear description of the damage and, if possible, take photos. This helps in assessing the damage and taking further steps.
3. **Contact details**: The contact details of the owner of Gym Base, Kéoma Veldhuis, are available through the personal trainer for clients to report damage. This can be done via email or WhatsApp.

**13.2 Liability for Damage**

Clients may be held liable for damage caused by negligence or improper use of facilities and equipment. In such cases, Gym Base may seek compensation for repair or replacement costs.

1. **Damage assessment**: Gym Base will assess the damage and determine whether it is due to negligence or normal use.
2. **Communication of responsibility and costs**: If a client is deemed liable for the damage, Gym Base will inform the client about the liability and the estimated costs for repair or replacement.
3. **Payment procedure**: If applicable, the procedure for paying the compensation for damage will be provided to the client, including any payment deadlines or methods.

**13.3 Prevention and Guidelines**

Gym Base is committed to maintaining a safe and functional training environment. Clients are encouraged to use all equipment correctly and follow Gym Base's guidelines for safety and use of facilities. Training on the correct use of equipment is available and recommended for new clients.

## **14. Dispute Resolution**

Dymphy Fit strives for high customer satisfaction. However, if disputes arise, we encourage clients to contact us to reach an informal and quick resolution. If a dispute cannot be resolved to the client's satisfaction, clients can take the following steps:

1. **Mediation**: Before taking legal action, it is recommended to try mediation, involving a neutral third party to help reach an amicable settlement.
2. **Arbitration**: If mediation is unsuccessful, the dispute can be submitted to arbitration as determined by the Netherlands Arbitration Institute. The arbitrator's decision will be binding for both parties.
3. **Litigation**: Disputes that cannot be resolved through arbitration can be brought before a competent court in the Netherlands.
By following these steps, we ensure that disputes are handled fairly and efficiently, respecting the rights of both parties.

## **15. Changes to Terms and Conditions**

Dymphy Fit reserves the right to change these terms and conditions at any time. Changes take effect as soon as they are published on our website and in our app. Clients will be notified of the changes via email at least 14 days before they come into effect. Clients who continue to use Dymphy Fit's services after the changes take effect are deemed to have accepted the amended terms. If a client does not agree with the amended terms, they have the right to terminate their membership before the new terms take effect.

These terms and conditions were amended on July 1, 2024. By continuing to use Dymphy Fit's services after changes to these terms, you agree to the new terms.